Hybrides Arbeiten im Homeoffice erfordert neue Organisation von Schreibtischen in Unternehmen.

Zunehmend ermöglichen Unternehmen ihren Mitarbeitenden mobiles Arbeiten. Wenn die Beschäftigten nicht mehr täglich ins Büro kommen, ergeben sich auch im Unternehmen neue Möglichkeiten. Nicht mehr jeder muss jetzt über einen eigenen festen Arbeitsplatz verfügen. Mehrere Mitarbeitende teilen sich einen Arbeitsplatz, den sie an unterschiedlichen Tagen nutzen können. Vorteile für die Arbeitgeber sind platz- und kostensparende Varianten und sinkende Energiekosten.

Wer das erfolgreich umsetzen will, muss aber die Bedürfnisse der Mitarbeitenden im Auge behalten, betonen Experten in der Arbeitswirtschaft mit Blick auf die Situation zwischen dem Arbeiten im Home­office und Büro. Denn zu Hause nutzen viele meist nicht ausschließlich den Schreibtisch, sondern intuitiv alles, was zur Aufgabe passt und worauf sie Lust haben. Beim oft auch spontanen Wechsel ins Büro stellt sich die Frage, welcher Arbeitsplatz, welcher Raum in welcher Etage steht bereit? Hier helfen intelligente Buchungssysteme, die per App von zu Hause die Buchung von Arbeitsplätzen, aber auch von Besprechungsräumen erlaubt. Schon fast selbstverständlich ist, dass man nur seinen Laptop anschließt und sofort loslegen kann.

Viele Unternehmen versuchen aktuell, wieder mehr Mitarbeitende für die Arbeit vor Ort, im Büro zu begeistern. „Untersuchungen zeigen, dass es eine zunehmende Besorgnis der Mitarbeiter über abnehmende soziale Kontakte und kollegiale Beziehungen gibt“, betont Prof. Dr. Simone Kauffeld vom Lehrstuhl für Arbeits-, Organisations- und Sozialpsychologie an der TU Braunschweig, „In den wünschenswerten Zukunftsszenarien wird die Bedeutung von sozialen Begegnungsräumen und Sozialisationsorten hervorgehoben. Unternehmen müssen Möglichkeiten schaffen, um den sozialen Austausch zwischen den Mitarbeitenden zu erleichtern. Diese Funktion kann durch die Neugestaltung von Büros und die Bereitstellung attraktiver Arbeitsumgebungen erreicht werden.“ Büros entwickeln sich weg von reinen Arbeitsräumen hin zu sozialen Begegnungsräumen. Dafür können ganz unterschiedliche Bereiche im Unternehmen genutzt werden, wie beispielsweise Gemeinschaftsbereiche, Work Cafés, Projekt- und Konferenzzonen, Rückzugsbereiche und Teamflächen. Dabei ist es wichtig, dass Kolleginnen und Kollegen sowie Führungskräfte zum Austausch ebenfalls im Büro sind,“ so Kauffeld.

Für Frank Dippel, Geschäftsführer des Braunschweiger Software-Unternehmens Gingco Systems, ist die Aufgabe klar: „Wir müssen es Mitarbeitenden angenehm und leicht machen, die Arbeitswoche zu planen. Da hilft die webbasierte Lösung. Der Mitarbeiter weiß dadurch im Idealfall vorher, welche Kollegen und/oder Führungskräfte auch präsent sind, und welche Büro­flächen für ihn verfügbar sind. Er kann also einfach von zuhause seinen Arbeitsplatz und Besprechungsräume buchen, Cateringangebote erkennen und festlegen, auf welchem Einstellplatz er beispiels­weise sein E-Auto parken und laden kann.“

Ohne Buchungssysteme geht es nicht.

Zwischenzeitlich gibt es webbasierte Raum-, Arbeitsplatz-, und Fahrzeug-Parkverwaltungs-Software, die schon langjährig erfolgreich in großen und mittelständischen Unternehmen im Einsatz ist. Sie erlaubt den Nutzern eine zeitsparende intuitive Buchung von Besprechungs- und Konferenzräumen, Büro-Arbeitsplätzen in Unternehmen aber auch die Buchung von firmeneigenen Fahrzeugen und Firmenparkplätzen. „Unsere Verwaltungssoftware gingco share wird bereits von mehr als 300 Unternehmen, teilweise auch global, eingesetzt. Mitarbeitende und Teams werden damit mobilisiert und gewährleisten zugleich den effizienten Einsatz von Facility Ressourcen unserer Kunden,“ so Dippel.

Ein Tool für den effizienten Workflow-Support unterstützt neben der vordergründigen Buchung die dahinterliegenden Dienstleistungsworkflows. Für Unternehmen ergeben sich dadurch umfangreiche Möglichkeiten über Schnittstellen, unter anderem Kostenverrechnung mit SAP, Besuchermanagement mit Zugangskontrollsystemen oder statistische Auswertungen zu Flächenbelegungen sowie Flächenleitsysteme mit Unterstützung von elektronischen Türschildern oder Kiosksystemen zu betreiben.

Martin K. Burghartz, bita communications gbr

Quelle: Wo bitte, ist heute mein Arbeitsplatz? – IHK Braunschweig